Pokud jste někdy žádali o grant, víte, kolik nervů stojí papírování. Místostarosta Štěpán Štrébl se proto úspěšně pustil do digitalizace grantových žádostí. Než se tak stalo, tři úředníci prováděli stále dokola tytéž úkony, jejichž výsledkem byly jen zbytečné papíry a plné skříně. Počítačový program nyní dělá to, co dřív zastali tři úředníci. Ti se nyní na radnici věnují smysluplnějším věcem.

Piráti uspěli ve volbách na Praze 3 i díky plánům na digitalizaci. Jak to s ní vypadá?

Začali jsme digitalizací grantového řízení. Ukázali jsme, jak nahradit úředníky roboty! To si dělám legraci, nicméně díky digitalizaci ve finále ušetříme tři pracovní místa ze tří. První místo jsme ušetřili hned po zavedení částečné automatizace, protože žadatelé už nemusí docházet na úřad a shánět různá potvrzení. Chytrý dotační program si totiž všechno ověří sám. Původní proces dotačních žádostí byl plný zbytečného papírování. V elektronickém systému na webu městské části jste museli vyplnit žádost, a pak ji fyzicky odnést na podatelnu. Tam ji přijal úředník a opět ji přepisoval do elektronické podoby. Papíry se vršily na sebe jeden na druhý a nakonec toho byla plná skříň. Po zavedení elektronických žádostí nám paní úřednice užasle ukazovala, že je ta skříň prázdná, protože už nepotřebuje stohy dokumentů.

„Po příchodu na úřad jsem byl překvapený, kolik práce je stále postaveno na přepisování a posouvání papírů.”

Jak jste k řešení přistoupili?

Nakreslili jsme si mapu procesů a hledali prostor pro automatizaci a možnosti napojení na další programy, které už používáme. Nakonec jsme dospěli k závěru, že od žadatelů nepotřebujeme fyzicky nic. Vytvořením vlastního programu na podávání žádostí jsme odbourali všechna potvrzení a dopisy. Program jsme kvůli ověření nasadili na datovou schránku a bylo hotovo.

S jakými komplikacemi jste se museli potýkat?

Komplikace vlastně nenastaly. Spíše jsme museli řešit to, aby občané začali používat datovou schránku, protože to pro většinu lidí stále není samozřejmost. Nyní řešíme druhou fázi. Ta spočívá v napojení na systémy radnice. Celé agendě se bude na půl úvazku věnovat jeden úředník – jeho přínos bude především v zákaznickém servisu a samotná agenda mu nezabere čas.

Jak má digitalizace na radnici fungovat v praxi?

Chceme, aby úředníci nedělali úkony, které může dělat stroj. Po příchodu na úřad jsem byl překvapený, kolik práce je stále postaveno na přepisování a posouvání papírů. Lidé by se měli věnovat záležitostem s přidanou hodnotou, nebo za ně můžeme ušetřit mzdové prostředky. Buď snižujeme stav úředníků, nebo přesouváme pracovníky na důležitější místa. Úředníci se mohou místo posouvání papírů věnovat třeba učitelům, přípravě sportovních akcí pro děti nebo starosti o mládež v nepříznivé sociální situaci.

JAK SE DÍKY DIGITALIZACI ŽÁDÁ O GRANT NA PRAZE 3?

☑️ Jediné, co musíte mít, je datová schránka. Pokud ji ještě nemáte, její zřízení pro fyzické osoby je na většině pošt otázkou několika minut. U právnických osob může vyřízení trvat o něco déle. Datová schránka je pro všechny zcela zdarma.

☑️ Žádost o dotaci se odesílá přes grantový program, který najdete na webu dotace.praha3.cz. Ve chvíli, kdy držíte v ruce tuto knížku, by už měl být dotační program propojen se spisovou službou městské části, aby dokumenty obíhaly automaticky.

☑️ Jediný okamžik, kdy se na úřad dostavit musíte, nastává u podpisu smlouvy. To ale zabere asi jen pět minut a týká se to až úspěšného žadatele o dotaci.

☑️ Ani při vyúčtování projektu už není třeba nikam chodit. Vyplňuje se skrze program na webu městské části, kam nahrajete i doklady.

Chcete ušetřit čas digitalizací i u vás v obci? Místostarosta Štěpán Štrébl na otevření softwaru spolupracuje s organizací Otevřená města. Více informací o projektu včetně kódu k dotačnímu softwaru i s příslušnou dokumentací najdete na www.otevrenamesta.cz/projekty/dsw. Všem zájemcům, kteří by chtěli digitalizovat a ušetřit tak čas občanům, rád předá své zkušenosti. Ozvěte se mu na e-mail stepan.strebl@pirati.cz.